آنچه خواهید خواند
5 روش برای مدرن سازی منابع انسانی جهت آینده دیجیتال
چرا باید منابع انسانی را مدرن کنیم؟ با افزایش روزافزون افرادی که طی سالهای اخیر شروع به دورکاری کردهاند و استقبال بیشتر شرکتها از الگوهای کاری ترکیبی، منطقی است که به دنبال روشهایی برای مدرنسازی سیستمهای منابع انسانی (HR) و آماده شدن برای آیندهای دیجیتال باشیم.
پیشنهاد مطالعه
به هر حال، اگر تمام اسناد شما به صورت کاغذی در دفتر کارتان نگهداری شوند، دسترسی به آنها برای همکارانی که در مکانها یا حتی مناطق زمانی مختلف هستند، بسیار دشوار خواهد بود. همچنین اگر تمامی آموزشهایتان در یک مکان فیزیکی انجام شوند، شرکت در آنها برای همکاران مناطق دیگر پرهزینه، دشوار و حتی گاهی غیرممکن میشود.
چرا باید منابع انسانی را مدرن کنیم؟
مدرن سازی منابع انسانی مزایای متعددی دارد از جمله گشودن مسیر جذب نیرو از سراسر جهان، سادهتر و سریعتر شدن فرآیند آموزش و کاهش هزینهها. به بیان سادهتر، مدرنسازی دیگر صرفاً یک مزیت نیست، بلکه یک نیاز ضروری برای همراهی با تغییراتی است که در سطح جهانی اتفاق میافتند.
مدرن کردن فرآیندهای منابع انسانی به شما کمک میکند تا این فرآیندها را بهینه و مقرونبهصرفه کرده و مزیتی رقابتی در مقایسه با رقبای خود به دست آورید. علاوه بر این، با افزایش محبوبیت ابزارهایی مانند پلتفرمهای آنلاین یا ابری برای مدیریت مرخصی و تعطیلات که به استاندارد صنعت تبدیل شدهاند، ضرورت هماهنگ شدن با این تغییرات بیشتر احساس میشود.
چالشهای آماده شدن برای آینده دیجیتال
هنگام مدرنسازی سیستمهای منابع انسانی و حرکت به سمت آیندهای دیجیتال، ممکن است در ابتدا با یک منحنی یادگیری نسبتاً دشوار روبهرو شوید. خبر خوب این است که پس از تلاش اولیه، این منحنی به یک نقطه پایدار و راحت میرسد (البته اگر فرآیند مدرنسازی را به شکلی منطقی پیش برده باشید). همچنین هزینه اولیهای برای مدرنسازی سیستمها وجود دارد، اما این هزینه نیز به مرور به یک نقطه ثابت میرسد و در نهایت شاهد کاهش قابلتوجهی در هزینهها خواهید بود.
چالش دیگر ممکن است مربوط به فرهنگ سازمانی باشد. شرکتهای باسابقهتر احتمالاً با مقاومتهایی از سوی کارکنان برای تغییر روشها مواجه خواهند شد. این مقاومت امری طبیعی است که هر سازمانی در فرآیند تغییر و تحول خود احتمالاً با آن روبهرو میشود.
5 راهکار کاربردی برای مدرنسازی منابع انسانی
1. درختها را نجات دهید، کاغذ را کنار بگذارید
اولین گام در مسیر مدرنسازی منابع انسانی، خداحافظی با کاغذ است، نه یک خداحافظی موقت، بلکه یک خداحافظی همیشگی و قطعی. هنگامی که استفاده از کاغذ را کنار بگذارید، احتمالاً از خودتان میپرسید که اصلاً چه جذابیتی در آن ردیفهای بیپایان پروندههای کاغذی وجود داشت.
البته در آغاز، احتمالاً نیاز باشد زمانی را صرف اسکن اسناد قدیمی و ذخیره آنها در کامپیوتر کنید اما در ادامه، صرفهجویی قابلتوجهی در هزینههای مربوط به جوهر، نگهداری پرینتر، خرید کاغذ و همچنین زمانی که برای مرتب کردن و بایگانی اسناد کاغذی صرف میکردید، خواهید داشت. همچنین دیگر لازم نیست نیم ساعت برای پیدا کردن پرونده یک کارمند وقت بگذارید و در نهایت متوجه شوید که زیر انبوهی از کاغذها روی میزتان بوده است. زمان آزادشده را میتوانید صرف کارهای خلاقانه و مهمتر کنید.
پیدا کردن یک فایل با برچسب مناسب در یک سیستم الکترونیکی سازمانیافته معمولاً فقط چند ثانیه طول میکشد. نه تنها ذخیره و پیدا کردن اسناد آسانتر میشود، بلکه ویرایش آنها نیز سادهتر خواهد شد. چه اسناد منابع انسانی خود را در یک سرور محلی ذخیره کنید و چه از نرمافزارهای ابری استفاده کنید (یا ترکیبی از هر دو)، قطعاً یک سیستم دیجیتالی مدرن در مقایسه با کاغذ همیشه برنده خواهد بود.
2. اتوماسیون را جایگزین تکرار کارها کنید
ارسال ایمیلهای گروهی مانند «از درخواست شما سپاسگزاریم» در فرآیند استخدام، کاری نیست که بخواهید به صورت دستی و تک به تک انجام دهید. زمینههای فراوانی وجود دارند که میتوانید در آنها از اتوماسیون برای صرفهجویی قابل توجه در زمان استفاده کنید از جمله برنامهریزی و تغییر زمان مصاحبهها، غربال کردن درخواستهای استخدام، برقراری ارتباط با متقاضیان و اجرای فرآیندهای آموزشی خودکار برای نیروهای جدید.
شاید اتوماسیون در نگاه اول سرد و غیرشخصی به نظر برسد، اما در عین حال بسیار کاربردی است. به عنوان مثال، وقتی دهها یا حتی صدها متقاضی دارید، میتوانید به راحتی با ارسال ایمیلهای گروهی که نام هر متقاضی را به طور خودکار درج میکند (به جای «متقاضی گرامی»)، در وقت همکاران خود صرفهجویی کنید. به بیان دیگر، اتوماسیون لزوماً نباید غیرشخصی باشد. تنها کافی است بدانید که چه زمانی و چگونه از آن استفاده کنید و چگونه میتوان به آن یک حس شخصی اضافه کرد.
تعیین و تغییر زمان مصاحبهها، اگر به صورت دستی و توسط مسئول اداری انجام شود، میتواند به یک کابوس لجستیکی تبدیل شود، در حالی که این فرآیند به آسانی از طریق آنلاین قابل انجام است. به این ترتیب، متقاضیان میتوانند بدون استرس و با آرامش، زمانهای موجود را بررسی کرده و تغییر دهند، بدون آنکه نگران ایجاد دردسر برای فرد دیگری باشند.
اتوماسیون همچنین به شما کمک میکند تا متقاضیان را بر اساس سؤالهای ساده بله/خیر دستهبندی کنید. به عنوان مثال، اگر داشتن مهارت خاصی (مانند تسلط به زبان فرانسوی) برای موقعیت شغلی ضروری است، متقاضیان میتوانند در فرم درخواست گزینه «بله» یا «خیر» را انتخاب کنند و سیستم به صورت خودکار افرادی که «خیر» را انتخاب کردهاند، در دسته «نامناسب برای این موقعیت» قرار دهد.
3. آموزش آنلاین
تا چندی پیش، بیشتر دورههای آموزشی و فرایند ورود کارکنان جدید به شرکتها در اتاقهای جلسه کوچک و بیرنگی انجام میشد که حداکثر جذابیت آن، چند ساندویچ رایگان بود. اما اکنون آموزش آنلاین جایگزین روشهای قدیمی شده و امکان یادگیری را بسیار سادهتر کرده است.
با این روش، میتوانید از طریق ویدئوهای آموزشی، محتوای از پیش ضبط شده، آزمونهای آنلاین و جلسات زنده تصویری، آموزشهای لازم را ارائه دهید. کارکنان میتوانند محتواهای آموزشی را هر تعداد بار که بخواهند تماشا کرده و پس از آن، دانش خود را از طریق آزمونها محک بزنند.
این روش فشار کمتری به یادگیری افراد وارد میکند، چراکه دیگر نیازی نیست همه چیز را در همان دفعه اول به خاطر بسپارند. همچنین این شیوه آموزشی، برای سازمان شما نیز مزایای زیادی دارد، زیرا به راحتی میتوانید دادههای کمی از روند آموزش کارکنان به دست آورید و ببینید هر فرد چند بار نیاز به تکرار و بازبینی ویدئو دارد.
حتی میتوانید عملکرد کارکنان را در موقعیتهای واقعی بررسی کرده و تأثیر آموزشها را ارزیابی کنید. در صورتی که بخشی از آموزشها نیاز به جلسات زنده دارند، استفاده از ویدئوکنفرانس امکان حضور کارکنان را از مکانهای مختلف یا با شرایط خاص فیزیکی فراهم میکند.
4. جذب نیرو از طریق شبکههای اجتماعی
امروزه شبکههای اجتماعی بخش بزرگی از زندگی روزمره ما را تشکیل میدهند. به همین دلیل، استفاده از این پلتفرمها برای استخدام افراد جدید در سازمانها روزبهروز محبوبتر میشود. برای مثال، شرکتها موقعیتهای شغلی خود را به طور مستقیم در اینستاگرام منتشر میکنند.
این کاملاً منطقی است! چه منبعی بهتر از دنبالکنندگانی که به اندازه کافی به شرکت علاقه دارند تا آن را در شبکههای اجتماعی دنبال کنند؟ افرادی که علاقه خود را به شرکت نشان دادهاند، احتمالاً شور و تعهد بیشتری به کار خواهند داشت.
حتی اگر شخصی صفحه شرکت شما را دنبال نمیکند، میتوانید با تبلیغات هدفمند و معرفی فرصتهای شغلی در شبکههایی مانند فیسبوک و اینستاگرام، به راحتی متقاضیان جدیدی پیدا کنید. در واقع شبکههای اجتماعی غیررسمی و پرکاربرد، منابع فوقالعادهای برای پیدا کردن استعدادهایی هستند که شاید در لینکدین یا سایتهای کاریابی فعال نباشند.
5. پلتفرمهای دیجیتال منابع انسانی
ایجاد یک پلتفرم دیجیتال برای تیم منابع انسانی، میتواند همان قدمی باشد که برای مدرنسازی کامل این واحد به آن نیاز دارید. به جای استفاده از روشهای قدیمی و وابسته به نرمافزارهای محلی، ایجاد پلتفرمهای دیجیتال به شما اجازه میدهد به امکانات متنوعی مانند فیشهای حقوقی الکترونیکی، سیستم درخواست مرخصی و سایر خدمات مرتبط با منابع انسانی، به آسانی دسترسی داشته باشید.
استفاده از این پلتفرمها به معنای دسترسی سریع، آسان و همگانی به اطلاعات ضروری است به طوری که کارکنان میتوانند از طریق یک سیستم آنلاین و بهسادگی، درخواستهای مربوط به مرخصی خود را ثبت کنند و وضعیت مرخصی سایر کارکنان را نیز بررسی کنند.
همچنین به کمک این پلتفرمها، نیاز به پیگیریهای حضوری کاهش یافته و همه چیز بهشکل منظم و متمرکز قابل دسترس خواهد بود. در نتیجه، کارایی تیم منابع انسانی افزایش یافته و فرآیندها بسیار سادهتر و سریعتر انجام میشوند.
کلام آخر
در حالی که هرگز نمیتوان نیاز به دخالت انسانی را به طور کامل حذف کرد (و اصلاً چرا بخواهیم چنین کنیم؟)، آینده بدون شک به سمت راهکارهایی حرکت میکند که سادهتر، کارآمدتر و مقرونبهصرفهتر هستند.
با تنوع روزافزون الگوهای کاری در شرکتها، ضروری است که سیستمها و راهکارهای منابع انسانی نیز متناسب با این نیازهای جدید پیشرفت کنند. تیمهای منابع انسانی با یادگیری مهارتهایی مانند استفاده از ابزارهای ویدئوکنفرانس برای برگزاری دورههای آموزشی، میتوانند خود را با روشهای جدید کاری هماهنگ کرده و به خوبی برای آینده دیجیتال آماده شوند.
پاسخگوی سوالات شما هستیم
دیدگاهی وجود ندارد!